Factura Electrónica: ¿qué datos pueden solicitar para expedirla?
En Colombia, la factura tradicional de papel está siendo reemplazada por la factura electrónica. Este nuevo sistema tiene como objetivo agilizar y modernizar las transacciones comerciales, brindando mayor seguridad y eficiencia tanto para los vendedores como para los consumidores. Sin embargo, es importante conocer qué datos pueden ser solicitados al momento de expedir una factura electrónica y cuáles no. El director de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Luis Carlos Reyes, lo explicó.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional impresa en papel. Es generada y almacenada de forma electrónica, cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN en el Decreto 2242 de 2015. Este documento tiene la misma validez legal que la factura de papel y se utiliza para respaldar las transacciones de venta de bienes y/o servicios.
La implementación de la factura electrónica en Colombia es obligatoria y busca simplificar los procesos administrativos, reducir los costos de impresión y almacenamiento, y facilitar el control tributario por parte de la DIAN. Además, contribuye a la protección del medio ambiente al disminuir la utilización de papel.
¿Qué datos pueden ser solicitados para la factura electrónica?
Según las explicaciones del director de la DIAN, Luis Carlos Reyes, existen tres únicos datos que pueden ser solicitados para la emisión de una factura electrónica:
- Razón social: Es el nombre legal de la empresa o persona que emite la factura. Debe estar claramente especificado en el documento.
- Número de Identificación Tributario (NIT): Es el número único asignado por la DIAN a cada contribuyente. Este dato es fundamental para identificar al emisor de la factura.
- Correo electrónico: Es el medio por el cual se enviará la factura electrónica al consumidor. Es importante proporcionar un correo electrónico válido y activo.
Estos tres datos son considerados esenciales para la emisión de la factura electrónica y son los únicos que pueden ser solicitados por parte del vendedor. Todo lo demás, según el director de la DIAN, es superfluo y no está requerido por la normativa vigente.
Datos que NO deben ser solicitados para la factura electrónica
En su explicación, el director de la DIAN también enfatizó qué datos NO deben ser solicitados al consumidor para la emisión de una factura electrónica. A continuación, le mostramos una lista de los datos que no pueden ser requeridos:
- Registro en Cámara de Comercio.
- RUT (Registro Único Tributario) actualizado.
- RUT «desactualizado».
- Cualquier tipo de RUT.
- Nombre del representante legal.
- Cédula del representante legal al 150% o cualquier otro porcentaje.
- Dirección personal del consumidor.
- Número de teléfono personal.
- Fecha de constitución de la empresa.
- Cumpleaños del representante legal.
- Correo electrónico personal del consumidor.
- Esperar una semana, un día o la llamada del contador.
- Crear un usuario.
- Encuesta de satisfacción.
Estos datos, según el director de la DIAN, no son necesarios para la emisión de la factura electrónica y su solicitud podría ser considerada una infracción a la normativa vigente.
@luiscarlosrh♬ original sound – Luis Carlos Reyes
¿Cuándo desaparecerá la factura de papel?
La factura tradicional de papel desaparecerá de forma gradual en Colombia. La DIAN ha establecido un calendario de implementación de la factura electrónica, en el cual se determinan las fechas límite para que los establecimientos comiencen a emitir obligatoriamente las facturas electrónicas.
A continuación, se presenta el calendario establecido por la DIAN:
- 1 de mayo de 2024: Grandes contribuyentes.
- 1 de junio de 2024: Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no sean grandes contribuyentes.
- 1 de julio de 2024: No declarantes del Impuesto sobre la Renta y sujetos sin ninguna de las calidades mencionadas.
- 1 de agosto de 2024: Servicios públicos domiciliarios, tiquetes de transporte de pasajeros y extractos.
- 1 de septiembre de 2024: Tiquetes de transporte aéreo, juegos de azar y otros documentos relacionados.
- 1 de octubre de 2024: Documentos de peajes, bolsa de valores y bolsa agropecuaria.
- 1 de noviembre de 2024: Boletas de espectáculos públicos y cine.
Es importante tener en cuenta estas fechas para asegurar la correcta implementación de la factura electrónica en su negocio.
¿Cómo debe ser una factura electrónica?
La factura electrónica debe cumplir con una serie de requisitos establecidos por la DIAN en el Estatuto Tributario. Algunos de los datos que deben incluirse en una factura electrónica son:
- Debe estar denominada expresamente como factura de venta.
- Nombres y apellidos o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Nombres y apellidos o razón social y NIT del comprador, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
- Debe indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas.
Es fundamental que la factura electrónica cumpla con todos estos requisitos para tener validez legal.
Denuncias por solicitud de datos innecesarios
El director de la DIAN, Luis Carlos Reyes, invitó a la ciudadanía a denunciar a aquellos establecimientos que soliciten datos innecesarios para la emisión de la factura electrónica. Estas denuncias pueden ser realizadas a través de la página web oficial de la DIAN. El incumplimiento de la normativa vigente puede llevar a sanciones por parte de la entidad.
Es importante estar informado sobre sus derechos como consumidor y conocer qué datos pueden ser solicitados al momento de realizar una transacción comercial. La factura electrónica es una herramienta que busca agilizar y modernizar los procesos administrativos, brindando mayor seguridad y confiabilidad en las transacciones comerciales.
Recuerde que la implementación de la factura electrónica es obligatoria y que su correcta emisión y almacenamiento son fundamentales para cumplir con las normas tributarias establecidas por la DIAN.
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